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老总,请把会议安排在上午十点前——读丹尼尔·平克《时机管理:完美时机的隐秘模式》
时间:2018年12月03日信息来源:上海证券报点击: 加入收藏 】【 字体:

  杜克大学医学中心的研究人员在研究了大约9万例手术之后,总结并定义了所谓的“麻醉不良事件”,包括麻醉师失误,或者失误对患者造成伤害,或两者兼而有之。低谷时间尤其危机四伏。下午三四点钟发生不良事件的情况明显“更频繁”。上午9点出问题的概率约为1%,下午4点则是4.2%。

  换句话说,当某位医生要向某个患者注射麻醉药物时,他在低谷时出错的概率是高峰时的4倍多。对患者造成实际伤害的概率,上午8点是0.3%,下午3点提高到了1%,增加了2倍多。对此,研究人员总结说,下午的昼夜节律降低了医师的警觉性,影响了他们在医疗麻醉等复杂任务中的能力发挥。

  医院的“麻醉不良事件”并非孤例。三位美国商学院教授分析了2100多家上市公司在6年半里召开的2.6万多次业绩电话会议惊奇地发现,开会的时间和大家当时的情绪会影响公司股价:下午召开业绩电话会议有时会导致股价发生暂时性扭曲。早上的电话会议,往往伴随乐观和积极氛围。但随时间的推移,与会者的“语调越来越消极,越来越犹豫不决”。午餐时间,情绪稍微反弹。但在午后,消极情绪再次加重,股市收盘后才有所回调。此外,即使剔除了行业标准、金融危机、増长机会以及公司新闻等因素之后,这种模式仍然存在。换言之,即使研究人员考虑到经济新闻,比如经济增长放缓影响企业出口,或企业的基本面情况,比如季度业绩非常糟糕,与会者在下午电话会议上仍表现得比早上“更消极、更易怒、更好斗”。

  在美国前副总统戈尔及白宫行政部门演讲稿撰写人、未来趋势专家丹尼尔·平克看来,大多数人在非睡眠时间里的情绪表现往往遵循了一种相对稳定的“高峰-低谷-反弹”模式。为此,他在《时机管理:完美时机的隐秘模式》提供了一个崭新的思维视角:时间不是用来规划的,是用来选择的。相对于针对任务的时间管理,时机管理更重视对人的分析,强调将人与任务完美结合起来,进而提升效率。

  试试“恢复性休息”并改变时间表

  人生中充满了有关“何时”的决策:何时创业,何时对课程做出安排,何时确定和女友的关系……人们往往只能根据直觉或推测来决策,把握时机是一门高明的艺术,更是一门科学。但这却往往不被人们所理解。例如,丹麦小学生和其他地方的学生一样,每年都要接受一系列标准化考试,以评估学习效果和学校的教学情况。他们要在电脑上完成这些考试。由于学校的电脑数量比学生人数少,因此,考试时间取决于每个班级的课表和电脑够不够用,一部分学生在上午考试,一部分则要在下午。

  哈佛大学弗朗商学院商业管理副教授西丝卡·吉诺和两位丹麦研究人员分析了丹麦学生的4年考试结果,并将分数与学生参加考试的时间比对,发现了一种既有趣又令人不安的相关性。早上考试成绩要高于下午考试。事实上,每过一小时,考试成绩都比前一个小时下降一点点。

  对校长或教育决策者来说,应对方法似乎显而易见,那就是无论如何把所有的考试都移到早上。然而,研究人员还发现了另一种补救措施,非常容易解释和实施,可推而广之。丹麦学生在考试前休息二三十分钟用来“吃喝闲聊”后,分数并未下降,反而提高了。“休息带来的改善要超过每小时脑力的下降。”中午之后参加考试分数会下降,但休息过后,成绩提升幅度会更大。这就是平克提出的“恢复性休息”的内在重要性。在他看来,“如果低谷是毒药,恢复性休息就是解药。”

  除了“恢复性休息”外,“改变时间表”也是提高效率或带来好结果的一个关键决策。一位时间生物学家在德国一家工厂做试验,让员工们根据自己的时间类型来安排一天的工作,果然,他们的满意度和效率都提高了。

  鉴于这些强有力的证据,美国儿科学会(AP)在2014年发布一项声明,呼吁初中和高中不要早于上午8点30分开始第一节课。几年之后,美国疾病防控中心也得出结论称,推迟上课时间在促进青少年的学习和健康方面“可能帮助最大”。从纽约州的多布斯费里到得克萨斯州的休斯敦,再到澳大利亚的墨尔本,很多学校都接受了这些证据并做了调整,取得了令人瞩目的成果。

  然而,今天只有不到20%的美国初中和高中遵循儿科学会的建议。为什么多数地方推行不了?调查发现:关键原因是推迟上课时间会给成年人造成不便:政府必须重新设计公交时刻表,父母可能无法在上下班途中接送孩子,老师下班时间会更晚,教练训练时间会受影响。

  掌握“时机管理”的三个关键节点

  时机管理不同于时间管理。时间是一条长河,时机是一个断点或一种节奏。时间管理要解决的问题是,人们希望自己在何时做何事。而时机管理要解决的问题是,在“何时”做何事更科学。前者强调时间规划的主观性,与科学与否无关,而后者则强调做事情有正确的时机,需要科学把握。在讨论了生物钟机制与做事的时机之后,平克探讨了“时机管理”的三个关键节点:起点效应、半途效应和峰终效应。

  戴恒琛、凯瑟琳·米尔克曼和杰森·里斯三位学者在分析了时间跨度长达8年半的谷歌搜索数据后发现,“节食”这个关键词的搜索量总是在1月1日这天飙升,比平常日子多出80%左右。这也许没什么奇怪的。然而,在每个月和每周的第一天,对该词的搜索也呈激增状态。在每个法定假日后的第一天,“节食”的搜索量甚至也攀升了10%。这意味着,在那些代表着某个周期“第一天”的日子,人们的动力开关会被重新开启。这反映了一个事实:人们实际上非常在意“起点效应”。也就是说,希望借助一个关键的起始点,让自己具备做好某事的动力。

  “起点效应”又深又远,往往会伴随我们一直到终点。因此,平克认为,摆脱错误起点的最好方法,是一开始就避免错误起点,而最佳手段就是“事前验证”。假设你和团队即将开始一个新项目。在启动之前,可召集所有人做一次“事前验证”。假设18个月后,这个项目彻底失败了,你对团队成员说,“问题出在哪儿?”利用后见之明,团队会给出一些答案:也许任务没有定义清楚,也许人员太少、太多或人员不合适,也许没有一个头脑清醒的领导者或实际的目标。通过预先想象失败,思考可能导致错误起点的原因,你能预见一些潜在的问题,并在项目实际开始后尽力规避。

  我们更倾向于记住那些未完成的任务

  不管是在实验室还是在现实生活中,发展心理学家基本上没有找到支持“中年危机”这一理论的证据。民意测验专家在公众民意调查中也没有发现这种所谓的心理危机。但平克在研究时机科学时却发现,很多事物的发展进程,都存在“中年危机”现象。即事件的中间点或“半途”对我们的行为和感官有强大的影响力。就像跑马拉松,跑到一半,总是心理和生理最脆弱之时。它会浇灭我们的兴趣,拖延进度,但当我们认清中间点的重要性时,就能重新引燃我们的能量。

  那么,该如何顺利渡过中间点或“半途”?平克找出了多条在中间点或“半途”低潮期能重新激活动力的途径:设立中期目标;公开承诺中期目标;学海明威法句子写到一半就停下;想象一个你的工作能够帮助到的人等等。

  为了保持动力,或重新燃起动力,可将大项目分成小步骤。一个解决方案是以不同的方式思考中间点。在比赛中,不要想离终点线的距离,而应集中精力到达下一阶段的小目标。并把注意力放在这个子目标上。一旦设定了子目标,就要敢于公开表明。当有人让我们负责时,我们才更有可能坚持到底。所以,克服困境的一种方法,就是告诉别人我们将如何及何时完成任务。当那个时间到来时,可请朋友与你一起检查成果。

  海明威的写作习惯是,在一个句子的中间就停笔,而不是把每个章节或段落写完。这种不完整的感觉点燃了中间点火花,成为他第二天写作的直接动力。这个方法有效的一个原因就是所谓的“蔡加尼克效应”,即我们更倾向于记住那些未完成的任务。


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